Attributs level et otherlevel

Le niveau archivistique de l’unité de description s'exprime en EAD par l'attribut LEVEL ou une combinaison de l'attribut LEVEL et de l'attribut OTHERLEVEL. L'EAD fournit pour l'attribut LEVEL une liste fermée de valeurs correspondant aux principaux niveaux archivistiques. Si aucune de ces valeurs ne convient, on saisit dans LEVEL la valeur "otherlevel" (autre niveau), et on indique cet autre niveau dans l'attribut OTHERLEVEL.

L'attribut LEVEL est obligatoire dans <archdesc> et facultatif dans <c>.

Les niveaux de description les plus fréquents sont les suivants :

• level="fonds" : correspond à un ensemble de documents de tout type constitué de façon organique par une personne ou une collectivité, publique ou privée (le producteur du fonds) dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions
• level="collection" : correspond à un ensemble de documents (fonds, dossiers, pièces) réunis par une personne physique ou une collectivité, y compris l'institution de conservation elle-même, en fonction de critères communs liés au contenu ou au support : auteur, thème, type de document, provenance, langue, fourchette chronologique. En ce sens, cette valeur correspond à la fois à une collection réunie par un collectionneur ou aux collections d'un établissement.
• level="series" [série ou série organique] : correspond à un ensemble de dossiers réunis ou maintenus groupés par le responsable du classement parce qu’ils résultent d’une même activité, qu’ils se rapportent à une même fonction ou à un même sujet ou qu’ils revêtent une même forme ; cet ensemble peut, le cas échéant, être hiérarchisé sur différents niveaux.
• level="file" [dossier] : correspond à un ensemble de documents regroupés soit par le producteur pour son usage courant soit par le responsable du classement, parce qu’ils concernent un même sujet ou une même affaire.
• level="otherlevel" otherlevel="recueil" : correspond à une réunion factice de pièces qui peut être faite autour d’un thème fédérateur (sujet, période, type de document).
• level="item" [pièce] : correspond à la plus petite unité documentaire, d’un point de vue matériel et intellectuel (lettre, rapport, cahier, etc.).

Autres valeurs proposées par l'EAD :

• level="subfonds" [sous-fonds] : correspond à une division organique d'un fonds, généralement constituée par les archives d’un producteur en relation avec le producteur principal.
• level="subseries" [sous-série] : correspond à un ensemble de dossiers ou de documents qui, à l’intérieur d’une série, sont aisément identifiables par leur type, leur forme ou leur contenu.
• level="recordgrp" [groupes de documents] : correspond à un niveau de description intermédiaire qui ne correspond pas à une division organique (sous-fonds, série ou sous-série organiques) : parties au sein d’une collection, épaves d’un fonds, subdivisions de fonds dont on ne connaît pas la nature exacte, sous-ensembles classés thématiquement 
• level="subgrp" [sous-groupe de documents] : correspond à une sous-division d'un groupe de documents
• level="class" [cadre de classement] : correspond à une série (non-organique) du cadre de classement. Usage déconseillé, correspondant à une pratique archivistique allemande.

Les valeurs d'OTHERLEVEL ne font pas l'objet d'une liste fermée. Elles peuvent donc être créées, selon les besoins, par l'établissement ou le réseau, et devront être précisées dans les règles de catalogage (<descrules>) afin de les partager avec les collègues, et notamment communiquées au CCFr en même temps que les fichiers XML/EAD.

Exemples de valeurs possibles, dans le cadre d'un établissement ou d'un réseau spécifique :

• level="otherlevel" otherlevel="spectacle" : valeur utilisée par le Département des Arts du Spectacle (BnF) correspondant à un niveau intermédiaire servant à regrouper des informations se rapportant à un même spectacle.
• level="otherlevel" otherlevel="unite_textuelle" : valeur utilisée notamment par le Département des Manuscrits (BnF), correspondant à une subdivision intellectuelle d'une pièce ("item").

Les valeurs conventionnelles suivantes, utilisées dans le cadre de l'informatisation du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, ne doivent pas être utilisées en catalogage courant : 

• level="otherlevel" otherlevel="groupe_de_notices"
• level="otherlevel" otherlevel="notice"
• level="otherlevel" otherlevel="sous-notice"