La description d’un ensemble organisé de documents (fonds ou collection) ou même d’un document isolé peut être plus ou moins précise. Dans le contexte de l'EAD, cette évidence revêt une importance particulière d’une part parce que cette DTD est très riche (nombre d'éléments, éléments répétables, éléments présents en de nombreux endroits), d’autre part parce que l’objet de la DTD, la description archivistique, peut être d’une précision variable, en fonction des moyens de l’établissement, de sa politique documentaire, des performances des outils de production et/ou d’interrogation… D’où une double question à laquelle il convient de répondre avant d’entreprendre la rédaction d’un inventaire en EAD :
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Quelle profondeur donner à la description ?
La réponse à cette question dépend évidemment de la nature et de l'intérêt de l’ensemble à traiter ; néanmoins, certains principes peuvent être dégagés qui permettent d’obtenir une certaine cohérence entre les descriptions, garantie d’une recherche homogène, non seulement dans un contexte de partage des données au niveau national et international, mais aussi dans un contexte local de catalogage informatisé.
La question de la profondeur de la description doit être abordée de deux façons : où commence-t-elle (quel doit être le premier niveau de la description) ? Où s’arrête-t-elle (quel doit être le dernier niveau de la description) ?
Où commencer ?
Un fonds étant par définition un ensemble identifié et organisé, sa description fait l’objet d’un inventaire particulier, et donne donc lieu à la création d’un nouveau document EAD. De cette façon, et suivant le principe de l’héritage des informations, il sera possible de donner au plus haut niveau de la description les informations relatives à cet ensemble, regroupées dans l’élément <archdesc>.
Pour la description de documents isolés, la notion de mise en commun d’informations n’existe pas. On considère le document isolé comme faisant partie de la collection des manuscrits de l’institution concernée, et c’est cette collection dans son ensemble que décrit l'inventaire en EAD. Les informations de l'élément <archdesc> correspondent aux informations sur l’ensemble des documents concernés.
Les ensembles archivistiques petits ou incomplets peuvent être assimilés à des documents isolés et décrits dans l'inventaire des collections de l'établissement sans donner lieu à la rédaction d'un inventaire particulier, ce qui peut réduire leur visibilité.
Un inventaire décrivant les collections complètes d'un établissement peut aboutir à un fichier EAD de trop grande taille, en tout cas pour les outils actuels, et les établissements sont parfois amenés à découper arbitrairement cet inventaire en plusieurs fichiers.
Poussant cette logique à l'extrême, le département des manuscrits de la BnF a pris la décision de créer un inventaire pour chaque document ou ensemble constitué, mettant sur le même plan un fonds ou une collection et un document isolé. Cette pratique correspond à un contexte particulier, mais pose certains problèmes : multiplication des inventaires, description limitée au seul niveau <archdesc> dans de nombreux cas, intégration difficile dans les catalogues collectifs. Elle n'est donc pas recommandée.
Où s’arrêter ?
Grâce à la souplesse de l'EAD, il est possible de choisir la profondeur que l'on souhaite donner à la description. Si elle doit être le reflet du traitement des documents, les établissements peuvent choisir de privilégier dans un premier temps une description générale, puis une description sommaire, et /ou de ne réserver une description précise qu’à certains documents particulièrement intéressants.
La création d'un niveau, exprimée dans le catalogue sous la forme d’un élément <c>, doit correspondre à une réalité intellectuelle ou matérielle de l’ensemble ou du document considéré. En ce sens, le plus haut niveau sera celui de la description du fonds ou de la collection et le plus bas possible celui de la plus petite division intellectuelle au sein d'une unité matérielle. Entre ces deux extrêmes, l'unité de communication constitue un niveau de description pertinent qu'il est souhaitable d'atteindre.
Par ailleurs, chaque niveau de la description doit comporter au moins un intitulé (élément <unittitle>) ou un identifiant (élément <unitid>) qui le distingue des niveaux supérieurs ou inférieurs.
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Quelle précision donner à la description ?
La DTD EAD est conçue pour encoder des descriptions de fonds et/ou de documents d’archives. Etant donné la variété des matériaux archivistiques à traiter, ses concepteurs ont souhaité laisser aux auteurs des descriptions une grande liberté dans l’usage qu’ils peuvent faire des nombreux éléments. Les éléments de description archivistique peuvent ainsi être utilisés à chacun des niveaux de description. Cette grande permissivité ne doit toutefois pas entraîner le catalogueur à répéter les informations par un usage redondant des éléments, au détriment du principe d’héritage.
Par ailleurs, le nombre important d'éléments de la DTD n’est que le reflet des catégories différentes d’information qu'il est possible d'identifier dans une description archivistique. Ils ne doivent être utilisés que s’il est utile de préciser à cet endroit de la description de quel type d’information il s’agit et si l'encodage peut être exploité informatiquement. Cf. Fiche technique Surbalisage.
