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Vedettes et accès contrôlés <controlaccess>

Selon leur nature, les points d'accès aux documents décrits dans un instrument de recherche sont encodés sous l'élément englobant Indexation et points d'accès <controlaccess> , dans des éléments spécialisés dont voici la liste : Collectivité <corpname>, Nom de famille <famname>, Activité <function>, Genre et caractéristiques physiques <genreform>, Nom géographique <geogname>, Nom <name>, Fonction <occupation>, Nom de personne <persname>, Sujet <subject>, Titre <title>.

Bonne pratique

On recommande de procéder à une indexation au fil du texte chaque fois que cela est possible, c'est-à-dire lorsque cela est permis par le format EAD et que le terme à indexer figure dans le texte de l'instrument de recherche.

Dans les autres cas, on englobe chaque élément point d'accès dans un élément Vedettes et accès contrôlés <controlaccess>, placé à la fin de l'élément Description archivistique <archdesc> ou Composant <c>, avant les éventuels sous-niveaux. Lorsque l'on souhaite construire une vedette en combinant plusieurs éléments points d'accès, chaque construction est englobée dans un <controlaccess>.

Il est inutile de créer un élément <controlaccess> pour englober plusieurs <controlaccess>.

Les éléments Index <index> et Entrée d'index <indexentry> sont fortement déconseillés car ils ne servent pas à produire une indexation automatique mais simplement à établir manuellement des liens entre différentes parties d'un instrument de recherche. (Voir fiche technique Indexation.)

Exemples

<did>
   […]
   <unittitle>« La <title role="titre" normal="Vie de saint Denis">Vie de sainct Denis</title>¹, apostre de la France, faicte en vers françois, dédiée à la Reine, mère du Roy², par Madame l'abesse de Montmartre³. Composée par M. <persname role="070" normal="Courtot, P.">P. Courtot</persname>⁴, advocat au Parlement, en 1629 »</unittitle>
    […]
   <physdesc><physfacet type="support">Parchemin</physfacet><extent>33 feuillets</extent><dimensions>230 × 180 mm</dimensions><physfacet type="reliure">Reliure originale en soie violette brodée d'or ; fleurs et ornements en soie de couleur ; chiffre de <persname role="390" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis</persname>⁵ : M A en perles fines ; couronne royale et fleurs de lis</physfacet>
   </physdesc>
</did>
<scopecontent><p>Dédicace de <persname role="070" normal="Beauvilliers, Marie de (1598-1657)">Marie de Beauvilliers, abbesse de Montmartre </persname>⁶.</p></scopecontent>
<custodhist><p>Collections <persname role="390" normal="Golicyn, Avgustin Petrovič (1824-1875)">Galitzin</persname>⁷ et <persname role="390" normal=" Perkins, Henry">Perkins</persname>⁸. Vente à Bruxelles en 1880</p></custodhist>
<controlaccess><persname role="280" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)</persname></controlaccess>⁹
<controlaccess><persname role="sujet" normal ="Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)" source="SUDOC" authfilenumber= "08017938X">Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)</persname><subject>Vie</subject> </controlaccess>¹⁰

¹ Le titre de l’œuvre est encodé au fil du texte dans l’élément <title> à l’intérieur de <unittitle>.
² « La Reine mère du Roy » est un terme générique qui ne doit pas être balisé comme un nom de personne, même si l’on sait qu’il s’agit de Marie de Médicis.
³ « Madame l’abesse de Montmartre » : même cas de figure.
⁴ Nom de l’auteur (rôle codé : 070) balisé au fil du texte.
⁵ Nom de l'ancien possesseur balisé au fil du texte dans la description de la reliure.
⁶ Nom de l’auteur de la dédicace balisé au fil du texte.
⁷ Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
⁸ Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
⁹ Le nom de Marie de Médicis, dédicataire de l’œuvre (rôle codé 280), apparaît dans un <persname> placé dans un <controlaccess> : il ne peut être encodé au fil du texte puisqu’il n’est pas mentionné explicitement (en l’occurrence dans le <unittitle>).
¹⁰ Le nom de saint Denis, qui a un rôle sujet, ne peut être encodé au fil du texte car il figure dans l’élément <title>, qui est lui même un point d’accès et qui ne peut contenir aucun autre élément. Il est donc reporté en fin de notice, dans un élément <controlaccess>, dans une vedette construite composée d’un nom de personne et d’un sujet encodé dans l’élément <subject>.

2. Exemple de termes non indexables au fil du texte

<c id="f116335932">
    <did>
       <unitid type="division">1 (f.1)</unitid>
       <unittitle>Fragments d'enquête sur le nombre de grosses bêtes et de lapins dans les bois, forêts et garennes de <geogname normal="Montgardin (Pas-de-Calais)" role="sujet">Montgardin</geogname>, de <geogname normal="Tournehem-sur-la Hem (Pas-de-Calais)" source="SUDOC" authfilenumber="094857849" role="sujet">Tournehem</geogname> et de <geogname normal="La Montoire (Pas-de-Calais)" role="sujet">La Montoire</geogname> quand le roi mit le <geogname normal="Artois (Comté)" role="sujet">comté d'Artois</geogname> en sa main</unittitle>
        [...]
   </did>
   <controlaccess><subject>Eaux et forêts</subject></controlaccess>
   <controlaccess><subject normal="Gibier" source="BnF Catalogue général" authfilenumber="ark:/12148/cb126474692">Gibier</subject></controlaccess>
</c>

3. Autre exemple de termes non indexables au fil du texte

<c id="Calames-2009691161117111">
   <did>
      <unitid type="division">8 (f. 32)</unitid>
      <unittitle>Facture à payer au <corpname role="sujet">bureau du pavé de Paris</corpname> par les pères de Picpus pour ouvrage de pavage fait <geogname normal="Paris. Rue de Montreuil">rue de Montreuil à Paris</geogname></unittitle>
       <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="17580914">14 septembre 1758</unitdate>
   </did>
   <controlaccess><subject normal="Voirie" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11933809h">Voirie</subject></controlaccess>
</c>

4. Cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites

<c id="d3039014">
    <did>
      <unitid type="division">11 (f. 36)</unitid>
      <unittitle>Notes sur les constitutions dotales</unittitle>
      <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1701/1800">XVIII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
   </did>
    <controlaccess><subject normal ="Mariage" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11932417s">Mariage</subject><subject normal ="Droit" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb13318687s">Droit</subject></controlaccess>
</c>

5. Autre cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites

<c>
   <did>
      <unitid type="cote">Ms 4574</unitid>
    <unittitle>Jähriger Rais Beschrëgbung Theiler durch Franckenreich, Engell, Nider und Hollander wie auch Teudsch une Hungarlander um dar durch Italien, Sicilien bis in die Insul Maltha une hinwider durch Italien, Franckenreich bis alhier gehen Sollothurn</unittitle>
      <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1601/1700">XVII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
      <langmaterial><language langcode="ger">allemand</language></langmaterial>
   </did>
   <controlaccess><subject normal ="Récits de voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb119327315">Récits de voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027226794" source="SUDOC" normal="France">France</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname normal="Angleterre (GB)" source="SUDOC" authfilenumber="02735895X">Angleterre (GB)</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027252361" source="SUDOC" normal="Pays-Bas">Pays-Bas</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027218856" source="SUDOC" normal="Allemagne">Allemagne</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027234002" source="SUDOC" normal="Hongrie">Hongrie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027235408" source="SUDOC" normal="Italie">Italie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
   <controlaccess><geogname authfilenumber="027400301" source="SUDOC" normal="Malte">Malte</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
</c>

Eléments EAD associés: