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L'utilisation de l’EAD (Encoded Archival Description) pour encoder les descriptions de manuscrits et de documents d'archives s’est généralisée au cours de la décennie 2000-2010 dans les bibliothèques françaises. La Description Archivistique Encodée est aujourd’hui notamment utilisée par la Bibliothèque nationale de France (BnF archives et manuscrits), le réseau des bibliothèques universitaires (CALAMES) et par un nombre grandissant de bibliothèques dont les catalogues de manuscrits sont accessibles via le Catalogue collectif de France (CCFr).

L'EAD 2002 est un format très souple, qui prête facilement à interprétation. Il est donc apparu nécessaire de fournir à toute personne appelée à travailler en bibliothèque sur des catalogues de manuscrits et archives un cadre d’utilisation garantissant, au niveau national et quel que soit le contexte (participation ou non à un réseau, utilisation d’un outil spécifique, etc.), la cohérence des données à fins d’indexation, d’affichage et de recherche.

À l'initiative du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et du Ministère de la Culture, la rédaction du présent Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque a été confiée à un groupe de travail composé de professionnels des bibliothèques disposant d'une expertise dans la description des manuscrits et archives et/ou de l’EAD. Ce groupe a veillé à l’exploitation de l’EAD 2002 en conformité avec les recommandations ou normes existantes et a tenu compte, autant que faire se peut, de la diversité des documents rencontrés dans des fonds de manuscrits et d’archives. Sans être strictement normatif, ce guide s’impose de facto aux institutions souhaitant participer à un référencement via le Catalogue collectif de France ou à des programmes nationaux d’échanges et de catalogues partagés.

Le Guide peut être consulté soit de manière linéaire, soit par accès aux différents éléments et attributs de l'EAD. Après une introduction rappelant les principes généraux, le guide est organisé selon la structure de la description. Il donne, élément par élément, une définition de l’usage qui peut en être fait, les pratiques recommandées (ou déconseillées), des exemples d’application et des liens éventuels, tant vers des éléments connexes que vers les documents de référence (dictionnaires des balises, DeMArch, etc). Une série d’annexes (fiches techniques sur des points particuliers, tableaux récapitulatifs, etc.) complètera très prochainement cet ensemble.

Conçu avant tout comme un outil en ligne (afin de faciliter la consultation des rubriques et de permettre une mise à jour), ce guide n’est pas destiné à être publié sous une autre forme. Il est toutefois possible d’en imprimer tout ou partie ou d’en sauvegarder une version PDF.

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